الحجز عبر واتساب للعيادات: كيف تفعله بالطريقة الصحيحة

تطبيق WhatsApp Business مقابل منصة WhatsApp Business

يعيش التطبيق المجاني للأعمال على هاتف واحد وشخص واحد. وهو مناسب لطبيب يعمل وحده. أما منصة الأعمال (الواجهة البرمجية) فتربط رقمك بالبرمجيات، وتسمح لعدة أشخاص بالرد، وتحفظ السجل في نظامك، وهي الطريقة الوحيدة لأتمتة الردود والحجوزات بشكل صحيح.

الانتقال من التطبيق إلى الواجهة البرمجية يحافظ على رقمك؛ ولا يلاحظ المرضى شيئاً سوى ردود أسرع.

الموافقة والخصوصية

المحادثات الصحية على واتساب تظل بيانات صحية. اجمع الموافقة على التذكيرات والتسويق بشكل منفصل عن الحجز نفسه، واحتفظ بسجلات المرضى في نظامك الخاص لا في سجل الدردشة، وحدّد قواعد الاحتفاظ. في الإمارات ينطبق PDPL وقواعد الهيئات الصحية؛ وفي الاتحاد الأوروبي والمملكة المتحدة GDPR؛ وفي الولايات المتحدة يحدّد HIPAA ما يمكن إرساله أصلاً.

القوالب: ما يمكنك إرساله أولاً

لا يسمح واتساب للمنشآت ببدء محادثة إلا بقالب معتمد. التأكيدات والتذكيرات ورسائل دعوة العودة كلها تحتاج إلى قوالب، مكتوبة بكل لغة تخدمها، ومعتمدة مسبقاً. أما الردود ضمن نافذة 24 ساعة فيمكن أن تكون حرة.

• تأكيد الموعد مع التاريخ والطبيب والموقع.
• تذكير قبل 24 ساعة، مع إعادة جدولة بلمسة واحدة.
• تعليمات ما قبل الزيارة للإجراءات.
• دعوات العودة (التنظيف، المتابعات) بالموافقة التي جمعتها.

أتمِت بهذا الترتيب

العيادات التي تحاول أتمتة كل شيء من اليوم الأول تحصل على روبوت مهذب يزعج المرضى. ابدأ حيث تكون القيمة واضحة والمخاطر منخفضة.

• إقرار فوري بالاستلام والإجابات الثلاث: السعر، والتوفر، والخطوة التالية.
• الحجز في التقويم الحقيقي، مع التأكيد.
• التذكيرات وإعادة الجدولة.
• إجابات الأسئلة الشائعة من قائمة معتمدة (ساعات العمل، مواقف السيارات، ما ينبغي إحضاره).
• قواعد التحويل: الألم، والشكاوى، والأسئلة السريرية، وكل مرة يطلب فيها المريض التحدث إلى شخص.

قياسه

تابع أربعة أرقام: متوسط زمن الرد الأول، ونسبة الاستفسارات المحجوزة دون تدخل شخص، ونسبة الغياب بعد التذكيرات، وعدد التحويلات وأسبابها. الأخير يخبرك بما ينبغي تعليمه للوكيل لاحقاً.